Activiteitenverslag 2018 van het FAVV - Kwaliteit, veiligheid, milieu en interne controle

Processen van het FAVV Structuur en organisatie Waarden van het Agentschap Externe audits Raadgevend Comité Wetenschappelijk Comité Crisispreventie en -beheer Kwaliteit, veiligheid, milieu en interne controle Administratieve vereenvoudiging GDPR (General Data Protection Regulation)

Kwaliteit, veiligheid, milieu en interne controle

Afdrukbare versie |

Laatst bijgewerkt op 15.05.2019

Kwaliteit, veiligheid, milieu

In 2018 kwam het FAVV in moeilijk vaarwater terecht door herhaaldelijke incidenten in de voedselketen en kreeg het af te rekenen met budgettaire beperkingen. Desondanks is het Agentschap zich blijven inspannen om zijn missie te vervullen door zijn praktijken verder te ontwikkelen en zijn geïntegreerd systeem voor het beheer van de kwaliteit, veiligheid, milieu en interne controle te versterken. De uitgevoerde activiteiten hadden als doel de verworvenheden te behouden en nieuwe tools te ontwikkelen, in het bijzonder wat betreft de implementatie van de procesbenadering en het risicobeheer.

De implementatie van de procesbenadering bestaat met name uit het opstellen van een gestandaardiseerde methodologie voor procesmodellering. Deze werd toegepast op het einde van het jaar tijdens een pilootworkshop die werd georganiseerd door de DG Algemene Diensten.

Ook in 2018 werden er concrete inspanningen geleverd om de risicobeheersmethodologie van het Agentschap ter beschikking te stellen. Daarbij hebben we ons gebaseerd op de aanbevelingen van INTOSAI (standaard voor interne controle) en de ISO 31000-norm “Risicomanagement -Principes en Richtlijnen”.

Als antwoord op een vraag van de Federale Interne Auditdienst (FIA) hebben de FIA en het Directiecomité, onder begeleiding van KPMG, van april tot juni 2018 samen een analyse van de strategische risico’s voor het FAVV uitgevoerd. De resultaten van deze analyse, alsook bepaalde aspecten van de toegepaste methode zullen worden geïntegreerd in het risicobeheer van het Agentschap.

2018 was een meer dan bewogen jaar voor het FAVV. Er hebben zich tal van incidenten voorgedaan in de voedselketen en het FAVV kwam buiten zijn wil om meermaals in de schijnwerpers te staan.

Naar aanleiding van één van deze incidenten (Veviba), heeft de FIA na overleg met de Kamercommissie en op vraag van de voogdijminister, in samenwerking met consultants, twee audits uitgevoerd:
        - een audit met betrekking tot het bestuur van het FAVV en
        - een audit van de controleprocessen in de vleessector.
Het resultaat van deze audits komt aan bod in het gedeelte dat gewijd is aan de externe audits.

In 2018 werd er ook een vervolg gebreid aan het fipronilincident van 2017.

Ter herinnering, in juli 2017 heeft zich een incident voorgedaan in de voedselketen naar aanleiding van een grootschalige besmetting van eieren met fipronil, een substantie die niet is toegelaten in levensmiddelen. Het probleem heeft zich snel verspreid naar andere landen (in totaal waren 45 landen getroffen) en heeft, naast de vastgestelde besmettingen, aanzienlijke economische schade veroorzaakt. Van zodra het probleem de kop opstak, heeft het FAVV, in nauw overleg met zijn voogdijminster, alle nodige correctieve en preventieve maatregelen getroffen en zijn steun verleend aan de oplossing van het probleem in België en op internationaal niveau.

Begin 2018 hebben vertegenwoordigers van de verschillende administraties van het FAVV een grondige analyse uitgevoerd van dit incident om mogelijkheden voor verbetering in kaart te brengen. Deze kunnen worden ondergebracht onder 7 thema’s:
        - Algemene crisisorganisatie en aanloop naar het incident
        - Communicatie tijdens het incident
        - Samenwerking met derden
        - Laboratoria
        - Traceerbaarheid
        - Andere operationele aspecten
        - Voortraject
Om deze verbeteringen uit te voeren, werd een gedetailleerd actieplan uitgewerkt dat begin juni 2018 werd gevalideerd door het Directiecomité. Dit plan werd vervolgens op 26 juni 2018 voorgesteld aan het Raadgevend Comité.

In het kader van het milieu- en veiligheidsbeheer hebben twee gespecialiseerde firma’s in 2018 voor rekening van het FAVV analyses uitgevoerd betreffende de wettelijke eisen met betrekking tot milieuvergunningen en de preventie van het risico op explosies in laboratoria om de veiligheid en de naleving van de wetgeving te garanderen.

Net zoals in 2017 werden er intern opleidingen over proces-, risico- en kwaliteitsbeheer georganiseerd die voornamelijk bestemd waren voor de leden van het management en het kwaliteitsnetwerk. Voor 2019 zullen er nog extra sessies worden ingepland.

Momenteel worden er trouwens verregaande wijzigingen van de reglementering en de wetgeving gepubliceerd of geïmplementeerd. Deze wijzigingen hebben zowel betrekking op de voedselveiligheid als op andere organisatiedomeinen en brengen een aanzienlijke werklast met zich mee voor de experten van het FAVV. Bij wijze van voorbeeld: de implementatie van de eisen van de nieuwe General Data Protection Regulation (GDPR) die in werking treedt vanaf 25 mei 2018 onder leiding van de Data Protection Officer die werd aangeduid door het Agentschap en de implementatietrajecten van de nieuwe wettelijke eisen die op Europees en of nationaal niveau werden afgevaardigd (Official Control Regulation, Plant Health Law, enz.).

Gelet op de moeilijke omstandigheden, het beheer van de problematiek van de beperkingen qua budget en personeel, werden in 2018 de krachten in alle administraties gebundeld om zo systematisch de doeltreffendheid te vergroten. Er werden opnieuw terugkerende toezichts- en planningsmaatregelen getroffen om te proberen de eventuele impact van deze beperkingen op de werking van de core business zo veel mogelijk te beheersen en zo het niveau van de voedselveiligheid op peil te houden.

In die context kunnen we de volgende processen voor de optimalisatie of de rationalisering van het gebruik van middelen opsommen:

Nieuwe structuur binnen DG Controle voor gespecialiseerde controles:
Het implementeren van de pools ‘tweede lijn’ en ‘e-commerce’ binnen de ‘Thematische Controle Eenheden’ (TCE’s), als nieuw onderdeel van de Regionale Directie binnen DG Controle.
- De cel tweede lijn staat in voor een uitdiepende analyse van etiketten of technische fiches van voedingsmiddelen, additieven, voedingssupplementen, pesticiden en diervoeders om de conformiteit te controleren en het zo mogelijk te maken voor de controleurs om correcte maatregelen te nemen.
- De cel e-commerce zal de controle uitvoeren van de distributie, via internet van producten en diensten die binnen de bevoegdheden van het FAVV vallen.
Optimalisatie van de samenwerking met het Parket:
Het uitwerken van een formalisering van de contacten en samenwerking met het ‘Parket’ door het implementeren van een procedure ‘Communicatie met het Parket’. Dit moet leiden tot duidelijkere afspraken tussen de Nationale Opsporingseenheid (NOE) en het Parket ten einde kritische dossiers correct te laten doorstromen en op te volgen.
Projecten voor het reduceren van de uitgaven en de optimalisering in de DG Laboratoria:
Reductie van de uitgaven met betrekking tot de NRL’s zonder de kerntaken in het gedrang te brengen, lancering van een capaciteitsplanningstool (BINOCS), opstarten van de migratie van LIMS naar een nieuwe, meer performante versie, besparingen op reagentia en solventen, voorbereiding van de overgang naar de nieuwe versie van de ISO 17025-norm met inbegrip van een vereenvoudiging van bepaalde procedures. De activiteiten die gelinkt zijn aan de ‘core business’ blijven prioritair en kunnen niet worden beïnvloed door deze projecten.
Redesign in de DG Algemene Diensten:
In 2018 is de DG Algemene Diensten van start gegaan met een Redesign-traject. De doelstelling is om de DG AD te laten evolueren van basisondersteuning naar een meer uitgebreide ondersteuning zodat deze op lange termijn de rol van strategische partner kan opnemen binnen het Agentschap.
De werkzaamheden omtrent de Redesign hebben aanleiding gegeven tot 7 concrete werven, waarvan er reeds enkele van start zijn gegaan:
- Strategie en governance DG AD
- Producten- en dienstencatalogus
- Contactcenter Service management voor de ondersteunende directies
- Decentralisatie/Centralisatie van de activiteiten
- Procesgericht werk
- Pool secretariaat
- Cel strategische ondersteuning
Project voor de optimalisering van processen binnen DG Controlebeleid:
Project voor de optimalisering van de timing van de controles in samenwerking met de DG Laboratoria en Controle.
Online klachtenformulier:
In oktober 2018 werd een nieuw online klachtenformulier ter beschikking gesteld van de consumenten en de operatoren. Met behulp van dit formulier waarin je bepaalde velden kan laten voorinvullen door je aan te melden met je identiteitskaart, kunnen de consumenten en operatoren een klacht indienen bij het FAVV. Van zodra het formulier werd verzonden, zal automatisch een ontvangstbewijs worden gegenereerd dat kan worden gedownload door de klager. De klacht komt terecht in een ticketingapplicatie (Arcam) die de verschillende klachtenregisters vervangt die tot nog toe werden bijgehouden in Excel of Access en wordt automatisch gericht aan de bevoegde dienst in functie van het onderwerp.
Externe communicatie:
Wij hebben beslist om niet langer de Nieuwsbrief voor de consumenten op te stellen en te verzenden. In de plaats van deze nieuwsbrief zullen we artikels opstellen en deze publiceren op onze sociale media en op de website. Deze oplossing is sneller, meer up-to-date en minder duur. De nieuwsbrief nam immers in ieder van de productiefases te veel tijd in beslag. Aangezien de nieuwsbrief om de vier maanden uitkwam, was er ook altijd een probleem om deze up-to-date te houden. Daarnaast betekent de schrapping van de nieuwsbrief ook een besparing, aangezien deze in grote oplage in kleur werd afgedrukt en verstuurd per post. We hebben echter de mensen die onze informatie nog altijd per post wensen te ontvangen de mogelijkheid gelaten om contact op te nemen met ons, kwestie van mensen die geen internetverbinding hebben niet uit te sluiten.
Nieuwe ICT-tools:
In 2018 werden er ook initiatieven ter verbetering van de ICT-tools gelanceerd of gefinaliseerd, zoals bijvoorbeeld:
- De inproductiestelling van een nieuwe applicatie die tegelijkertijd de aangifte van de heffingen moderniseert en de operatoren de mogelijkheid geeft om zelf hun activiteiten te controleren en daar eventueel wijzigingen in aan te brengen.
- De start van de re-engineering van BOOD, de databank van operatoren in de voedselketen.
- De invoering van een nieuw systeem voor de archivering van e-mails.

Interne audit

Vanuit een methodische benadering evalueert de interne audit de werking van het FAVV op onafhankelijke wijze en biedt het management een garantie met betrekking tot de efficiënte beheersing van haar activiteiten. Een andere belangrijke doelstelling bestaat erin, zowel op organisatorisch als op technisch vlak, verbetermogelijkheden aan te reiken.

De uitvoering van interne audits is een eis van zowel de Europese Unie (verordening (EG) nr. 882/2004) als de nationale overheid (koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de federale interne auditdienst). Dit is ook een strikt noodzakelijke stap voor de validatie (certificering of accreditatie) van de bij het FAVV ingestelde kwaliteitsmanagementsystemen (ISO 9001, ISO 17020, ISO 17025 en ISO 17043).

Het jaarlijks programma voor de interne audit binnen het FAVV wordt opgesteld vanuit een meerjarenplanning waarin de verschillende te auditeren domeinen worden opgelijst. In deze planning wordt onder meer rekening gehouden met:

de 5-jaren cyclus (2017-2021) van het audituniversum zoals bepaald in de Europese regelgeving (DG Sante);
de uitvoering van twee centrale opvolgingsaudits;
second party audits bij organisaties waaraan taken en bevoegdheden die vallen onder de bevoegdheid van het FAVV werden toegewezen.

Daarnaast worden interne audits ook geprogrammeerd volgens een risicoanalyse die berust op 2 pijlers:

een audituniversum van de processen actief in het FAVV (87 items);
een sectorieel audituniversum op basis van de verordening 882/2004 en het businessplan van het FAVV (30 items).

De onderwerpen voor de definitieve jaarplanning worden vervolgens gedistilleerd uit een vooruitschrijdende, risicogebaseerde meerjarenplanning om ervoor te zorgen dat alle domeinen tijdig en met de juiste prioriteit worden geauditeerd.

In 2018 werden in totaal 14 interne audits uitgevoerd door de cel interne audit. Er zijn 165 "actielijnen" in het kader van BELAC voor DG Laboratoria. In 2018 werden 33 van deze lijnen intern geauditeerd door medewerkers van DG Laboratoria. De resultaten van de audits zijn beschikbaar in het jaarverslag op onze website.

Auditcomité

Het Auditcomité van het FAVV heeft als opdracht toe te zien op de werking van de interne auditactiviteiten. Het Auditcomité bestaat uit 5 leden waarvan 4 externe (2 vertegenwoordigers van het Raadgevend Comité, 1 vertegenwoordiger van de voogdijminister en 1 consultant gespecialiseerd in audit en kwaliteitssystemen die dit comité voorzit, en een vertegenwoordiger van het Directiecomité van het FAVV).

Het jaarprogramma en de jaarverslagen van de audits worden zowel aan het Auditcomité als aan het management voorgelegd.

Sinds 2010 houdt een gemeenschappelijk Federaal Auditcomité (ACFO) voor alle federale diensten ook toezicht op de activiteiten van de interne audit. Het gaat om een onafhankelijk raadgevend orgaan in dienst van de federale regering dat bijdraagt tot het goed beheer van de federale overheidsdiensten en erop toeziet dat de federale overheidsdiensten het geld van de bijdrageplichtigen goed besteden.

Federale interne auditdienst (FIA)

Vanaf 1 januari 2018 vallen de interne auditactiviteiten van de federale overheidsdiensten onder de bevoegdheid van de Federale interne auditdienst (KB van 4 mei 2016). Echter werd omwille van de complexiteit van het audituniversum van het FAVV en haar externe certificering (ISO 9001) en accreditatie (ISO 17020 en ISO 17025) is overeengekomen dat bepaalde processen door de interne dienst van het FAVV blijven intern geauditeerd worden. Het toepassingsgebied, de informatie uitwisseling, de financiering en andere samenwerkingsmodaliteiten worden beschreven in een protocolakkoord.