Activiteitenverslag 2019 van het FAVV - Kwaliteit, veiligheid, milieu en interne controle

Processen van het FAVV Structuur en organisatie Waarden van het Agentschap Externe audits Raadgevend Comité Wetenschappelijk Comité Crisispreventie en -beheer Kwaliteit, veiligheid, milieu en interne controle Administratieve vereenvoudiging

Kwaliteit, veiligheid, milieu en interne controle

Afdrukbare versie |

Laatst bijgewerkt op 07.05.2020

Kwaliteit, veiligheid, milieu

Interne audit

Auditcomité

Federale interne auditdienst (FIA)

Kwaliteit, veiligheid, milieu

2019 heeft heel wat uitdagingen met zich heeft meegebracht. Toch heeft dit het FAVV er niet van weerhouden zijn ‘core business’ te garanderen en de noodzakelijke controles te blijven uitvoeren. Terwijl werd ook verder gewerkt aan de preventie van eventuele toekomstige incidenten en werd het geïntegreerd systeem voor het beheer van de kwaliteit, de veiligheid, het milieu en de interne controle onderhouden.

De externe context heeft de werking van het Agentschap en zijn verschillende entiteiten sterk beïnvloed. Het gaat dan met name om de volgende gebeurtenissen:

de val van de regering op 18 december 2018 waardoor we gedurende het hele jaar een administratie in lopende zaken werden. De gevolgen hiervan waren de aanzienlijke administratieve beperkingen op het vlak van budgettair- en personeelsbeheer en de bijzonder moeilijke vooruitgang wat betreft de reglementering en andere strategische maatregelen;
de Brexit die voor tal van diensten van DG Controle, DG Controlebeleid en DG Algemene Diensten een hoge werklast met zich heeft meegebracht;
tal van incidenten in de voedselketen, zoals de besmetting van vleesproducten met listeria in de herfst van 2019, en op het vlak van diergezondheid, met name Afrikaanse varkenspest en het H3-influenzavirus.

Om het hoofd te kunnen bieden aan bepaalde nieuwe prioritaire noden heeft het FAVV in 2019 bijkomende middelen en extra personeel kunnen inzetten. Bovendien heeft het Agentschap de toestemming gekregen om in 2020 verder te gaan op deze ingeslagen weg.

Procesbenadering

Ondanks de beperkt beschikbare middelen werden de inspanningen ter ondersteuning van de uitvoering van de procesbenadering in 2019 voortgezet:

De methodologie "Modelleren van de processen” werd volledig herwerkt om deze zoveel mogelijk te vereenvoudigen en zich te beperken tot de drie standaardmodellen die in overleg met het Directiecomité zijn vastgesteld (Value chain, schildpaddiagram, processtroomdiagram).
De projecten m.b.t. de modellering van processen zijn opgestart in de diensten ADGB (Beheer van de beroepscommissies) en in de DG SGAD (Afsluiten van de jaarrekeningen). Zij zullen in 2020 worden voortgezet en uitgebreid met activiteiten toevertrouwd aan werkgroepen om de doeltreffendheid van deze processen te verbeteren en de bijbehorende risico's te beheersen. De leden van DG SGAD kregen in 2019 een specifieke opleiding in procesbeheer.

Het is mogelijk om de sleutelprocessen van het FAVV globaal te evalueren en te concluderen dat alle macroprocessen van het FAVV kenmerken hebben die hen in staat stellen de algemene doelstellingen van het Agentschap en de interne controle in redelijke mate te bereiken. Er werd in het bijzonder nagegaan of er bij de risicoanalyses die op globaal niveau werden uitgevoerd voor het Agentschap rekening is gehouden met alle macroprocessen, met uitzondering van één proces dat veel later is geïdentificeerd en dat in het kader van een interne audit in 2020 zal worden geanalyseerd. De resultaten van deze analyses en de bijbehorende beheersmaatregelen worden geregistreerd in de STROPS-databank van strategische en operationele doelstellingen en in het risicoregister van het FAVV.

Om de samenwerking binnen het Directiecomité te verbeteren en de horizontale processen op collegiale wijze te beheren, werd in 2019 een project gestart om binnen de diensten van de Gedelegeerd bestuurder een strategische cel op te zetten. Deze cel zal verantwoordelijk zijn voor de horizontale processen, het beheer van de processen op het niveau van het Agentschap en de ontwikkeling van een coherente architectuur van de “business”. Het mandaat van deze cel werd gevalideerd in het Directiecomité van 7/10/2019.

Risicomanagement

De samenwerking met Federale Intern Auditdienst (FIA) om het risicobeheer te bevorderen, is in 2019 voortgezet ter gelegenheid van de overlegvergaderingen van de FIA met de Risk Officers van de federale entiteiten en in het kader van de organisatie van de interne audits.

De strategische risicoanalyse die in 2018 in samenwerking met de FIA werd uitgevoerd, werd geïntegreerd in het risicoregister van het FAVV en in december 2019 geactualiseerd. Een benchmarking van de resultaten van deze analyse met de geglobaliseerde resultaten voor alle federale entiteiten werd voorgesteld aan het Directiecomité.

In de door het FAVV gevolgde wettelijke en normatieve kaders komen verschillende vereisten inzake risicobeheer voor en de zoektocht naar een efficiënte en uniforme methodologie voor risicobeheer werd meermaals met het management van het Agentschap besproken. Deze reflectie zal in 2020 worden verdergezet.

Een grote delegatie van het FAVV heeft in juli/augustus 2019 twee opleidingen van een halve dag gevolgd over de risico's van interne fraude, die georganiseerd werden door de FIA.

Een representatieve groep van het management van het FAVV heeft geantwoord op de enquête die de FIA in 2019 heeft uitgevoerd bij de federale overheid over de sensibilisering voor fraude en de stand van zaken op het gebied van fraudepreventie en -bestrijding. De globale resultaten van dit onderzoek werden op 10/12/2019 gecommuniceerd en becommentarieerd door de FIA tijdens de gezamenlijke vergadering van de federale netwerken voor het beheer van interne controle en integriteit. Een van de bevindingen van deze enquête was dat "het FAVV en de FOD Financiën traditioneel een strenge interne controle door de inspecteurs hebben om fraude te voorkomen".

In het kader van zijn engagement ten aanzien van de kwaliteit, houdt het FAVV rekening met de noden van zijn stakeholders en tracht het op een gerichte manier aan deze noden te voldoen. Ter illustratie van deze benadering worden hieronder enkele projecten aangehaald die de verschillende entiteiten van het Agentschap in 2019 hebben verwezenlijkt.

DG Controlebeleid

Onze samenleving verandert steeds sneller. Bij wijze van voorbeeld, kan de “burger” in sommige gevallen beschouwd worden als een nieuw soort ondernemer. DG Controlebeleid heeft een rondetafelgesprek georganiseerd voor scholen en liefdadigheidsverenigingen. De voorstellen die werden goedgekeurd in het Directiecomité werden voorgelegd aan de Minister.

Afrikaanse varkenspest heeft ook een aanzienlijke impact gehad op de export. We hebben veel inspanningen geleverd om de handelsembargo’s op te heffen.

Ons jaarlijks symposium van het Wetenschappelijk Comité ging dit jaar over “veranderende consumptiepatronen en de impact op de voedselveiligheid”.

Onze experts hebben een aanzienlijke inspanning geleverd in het kader van de verschillende nieuwe reglementeringen, zoals de Official Control Regulation, de Plant Health Law en de Animal Health Law. Ook 2020 belooft een zeer intensieve periode te worden.

De implementatie van deze reglementering zal vergezeld gaan van een evaluatie en een herziening van het beleid, aangevuld met nieuwe nationale regelgeving, in samenwerking met onze collega’s van de FOD’s. Deze evaluatie zal ook de gelegenheid zijn om een toekomstvisie te ontwikkelen voor ons volledige beleid inzake diergezondheid, met inbegrip van zoönosen en de strijd tegen antibioticaresistentie (AMR).

De nieuwe fytosanitaire Verordening heeft ook heel wat inspanningen gevergd. De Ministerraad heeft ons verzoek om 46 extra FTE’s aan te werven goedgekeurd op 13 december 2019. Dankzij deze extra werkkrachten zouden we in staat moeten zijn om een grondige monitoring te organiseren.

Om het statuut “vrij van Xylella” te behouden nadat in 2018 een besmetting werd vastgesteld, moest in 2019 in nauwe samenwerking met de interne en externe diensten een monitoringprogramma worden ingesteld en uitgevoerd.

DG Controle

In 2019 werden er meer dan 100 extra FTE’s aangeworven en opgeleid binnen DG Controle, zowel voor de buitendiensten (LCE’s) als voor het hoofdbestuur en dit voor verschillende projecten:

het personeelsbestand van de NOE verdubbelde van 15,5 FTE’s in 2018 naar 32.5 FTE’s eind 2019, de dienst NOE kon hierdoor beter gestructureerd worden om zo op een efficiëntere wijze aan fraudebestrijding in de voedselketen te kunnen doen;
een 10-tal extra FTE’s (dierenartsen, contractueel) werden aangeworven om het FAVV bij te staan met het implementeren van de nodige maatregelen als een reactie op de ontdekking van de aanwezigheid van Afrikaanse varkenspest (in de wilde varkenspopulatie (september 2018) van een deel van de provincie Luxemburg);
gebaseerd op de extra controles die nodig zullen zijn in het kader van BREXIT werd een uitgebreid gemotiveerde aanvraag gericht naar de Ministerraad voor het aanwerven van extra personeelsleden (111 FTE in het totaal voor DG Controle). Op 01/01/2020 waren reeds 84 FTE’s hiervan gestart binnen DG Controle;
een nieuwe ‘Plant Health Law’ (EU 2016/2031) die toegepast moet worden vanaf 14/12/2019 zorgt eveneens voor een verhoging van de controles die uitgevoerd moeten worden door het FAVV. Een gemotiveerde aanvraag tot aanwerving van 46 extra FTE’s om deze nieuwe wetgeving in praktijk toe te passen werd ingediend bij de bevoegde Minister. De oproepen tot kandidaten werden gelanceerd en de selecties zijn gestart.

De inspanningen voor het aanwerven en opleiden van de nog ontbrekende extra FTE’s gaan verder in de loop van dit werkjaar (2020) met als doel maximaal voorbereid te zijn op de vele veranderingen die ons te wachten staan.

Op basis van de resultaten van de twee FIA audits (organisatieaudit en de audit van de controleprocessen binnen de vleessector) die op vraag van de Minister doorgingen in 2018 werd er in 2019 een herziening van de controlemethodologie uitgevoerd. Deze zal in de loop van de volgende jaren stapsgewijs geïmplementeerd worden.

DG Laboratoria

DG Laboratoria kent een hoog niveau van kwaliteit aangezien de werking van onze laboratoria door BELAC geaccrediteerd is volgens de norm ISO 17025.

Voor de rest zijn er een aantal initiatieven uitgevoerd of lopende te melden:

de prestaties van de FAVV-laboratoria in 2019 mogen opnieuw gezien worden. Sinds 2008 is er een quasi continue stijging merkbaar van het aantal monsters en analyses uitgevoerd in de FAVV-labs en ook het aantal te dispatchen monsters in de dispatchingcentra neemt jaarlijks toe. Tegelijkertijd neemt ook het personeelsbestand af ten gevolge van de besparingen, wat bijkomende inspanningen vraagt van iedereen.
Alle labomedewerkers leveren voordturend inspanningen om tegemoet te komen aan de stijgende werkvraag en dat zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van het geleverde werk. De efficiëntie van de FAVV-labo’s is sinds 2014 op die manier aantoonbaar met een stijging van meer dan 20 %, waarbij we dan nog eens de afgesproken doorlooptijden respecteren in ongeveer 98 % van de analyses;
in het beheer van de NRL’s, DGZ en ARSIA werd sinds 2014 meer dan 3.600.000 euro bespaard, waarbij ze voor hun kerntaken dezelfde service blijven leveren. bijgevolg is onze ROI in deze taken significant toegenomen;
bij de opmaak van het analyseplan werd in 2019 een toets ingevoerd om te bekijken of het voorstel van DG PCCB past binnen het beschikbare budget;
sedert 2018 is de BINOCS-tool in gebruik. Dit is een tool voor capacity planning die ons helpt om onze menselijke middelen optimaal te beheren;
in 2019 hebben we voor het managementsysteem de transitie naar ISO 17025:2017 voorbereid en geïmplementeerd. Hierbij is vooral aandacht besteed aan de integratie van nieuwe en vernieuwde elementen in deze versie van de norm, waarbij ernaar werd gestreefd om de impact op de werkvloer zo laag mogelijk te houden. De aanpak van deze transitie was zeer interactief, waarbij er ook uitgebreid werd gecommuniceerd naar alle medewerkers van DG Laboratoria tijdens de roadshow in het voorjaar en de opleidingen in het najaar. De evaluatie door BELAC van deze transitie is begonnen op 25 november 2019 en eindigde op dinsdag 18 februari 2020 (laatste auditdag van de 3e toezichtsaudit van deze cyclus). De eerste reacties van de auditoren zijn positief;
er is een project lopende voor de upgrade van ons LIMS naar een nieuwe versie. Deze nieuwe versie is performanter dan de vorige en bevat een aantal functionaliteiten rond bijvoorbeeld controlekaarten die ons moeten helpen nog betrouwbaarder te worden. Tegelijk worden parallel met dit project de encodering van alle methodes herbekeken en gerationaliseerd waar mogelijk, waardoor de kans op fouten zou moeten verminderen;
binnen het kader van het businessplan loopt een project voor een gestandaardiseerd aankoopbeleid van reagentia en solventen;
in het kader van de budgettaire behoedzaamheid moesten er zeer veel aanbestedingsdossiers (reagentia, investeringen, onderhoudscontracten, uitbestedingen, ringtesten) opgesteld en voorgelegd worden aan de IF (vanaf een jaarlijkse uitgave van €5.500) en/of aan de Minister van begroting (vanaf €70k). Om de werking te vergemakkelijken werden daarom nieuwe templates opgesteld;
de afgelopen jaren werd er stevig geïnvesteerd in nieuwe labo-apparatuur. Die investeringen in moderne apparatuur zorgen er mee voor dat we paraat blijven om ook in de toekomst onze kerntaken op een professionele en kwaliteitsvolle manier te blijven vervullen;
tot slot zijn er initiatieven lopende samen met de Directies IAQP en Logistiek mbt ATEX wetgeving;
er worden ook constant inspanningen geleverd om te voldoen aan de milieuwetgeving in de FAVV laboratoria.

DG Algemene Diensten

In 2019 hebben we ons personeelsbestand aanzienlijk kunnen uitbreiden dankzij extra middelen in het kader van de Brexit en Afrikaanse varkenspest. Ook in 2020 zullen we veel nieuwe gezichten mogen verwelkomen, aangezien nog niet alle geplande aanwervingen werden uitgevoerd. Eind 2019 hebben we bovendien de toelating gekregen om 46 extra FTE’s aan te werven in het kader van de Plant Health Law.

Natuurlijk is het niet mogelijk om het hoofd te bieden aan deze gebeurtenissen door enkel meer personeel aan te werven. Deze nieuwe medewerkers moeten ook worden opgeleid. Daarom heeft de dienst Learn & Develop verschillende opleidingsprojecten uitgewerkt in samenwerking met DG Controle. Om extra medewerkers te kunnen huisvesten, heeft de dienst Logistiek verschillende herinrichtingsprojecten gelanceerd in de betrokken sites.

In oktober is de DG Algemene Diensten begonnen met de reorganisatie van de derde verdieping. De collega’s van de Algemene Diensten zullen zo de mogelijkheid krijgen om samen te werken op één verdieping, terwijl alle opleidings-, vergader- en selectielokalen naar het gelijkvloers zullen verhuizen.

Diensten ADGB

Als management hebben wij de opvolging verzekerd van de tevredenheidsenquête die werd uitgevoerd bij het personeel. Alle resultaten en actieplannen zijn op het Intranet gepubliceerd. Wij zullen daaraan blijven werken en het Directiecomité zal de opvolging van de initiatieven voor zijn rekening nemen.

De discussies die hebben plaatsgevonden tijdens de infosessies werden ook gepubliceerd zodat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Wij zullen de geplande acties hieromtrent op dezelfde manier opvolgen als de acties die gepland zijn voor de tevredenheidsenquête.

De preventiedienst heeft een vijfjaarlijks plan opgesteld waarin het beleid inzake preventie en welzijn op het werk in detail is uitgewerkt. Dit plan werd opgesplitst in verschillende doelstellingen (globaal preventieplan) en de jaarlijkse actieplannen. Enkele voorbeelden van de reeds uitgevoerde acties: de analyses van de werkposten die werden uitgevoerd in de Grenscontroleposten, de risicoanalyses die in de vijf FAVV-laboratoria werden uitgevoerd met betrekking tot het risico op explosies, de lancering van de vaccinatie tegen hondsdolheid, de verschillende psychosociale interventies en risicoanalyses, ... Dit beleid werd uiteindelijk gevalideerd door het management in april 2019. In de komende jaren zullen het FAVV, zijn management en zijn preventiedienst blijven investeren in preventie en het welzijn van het personeel.

Ook op het vlak van de kwaliteitssystemen zullen we onze inspanningen voortzetten om onze certificaten te behouden.

De Crisiscel is één van de diensten die de grootste impact hebben ondervonden van de verschillende incidenten. In 2019 werd opnieuw een beroep gedaan op de Crisiscel voor tal van problemen. Bovendien heeft deze cel ook deelgenomen aan de beoordeling van de dossiers met betrekking tot fipronil.

Bij de Communicatiedienst zijn er grote inspanningen geleverd om de communicatie van het Agentschap dynamischer en professioneler te maken. Zo hebben we door proactieve communicatie via digitale netwerken en de media mooie prestaties kunnen neerzetten: onze communicatie heeft dankzij onze campagnes maar liefst 5.000.000 mensen bereikt. De zichtbaarheid hierdoor is meer dan groot en opent de deur naar een dialoog tussen het Agentschap en het grote publiek. Een goed imago behouden bij het grote publiek in het algemeen is een prioritaire uitdaging, naast de ontwikkeling van goede relaties met de wereld van de media. De dialoog via sociale netwerken en de digitalisering van onze communicatie waren en zijn een van de belangrijkste doelstellingen van de communicatie 2.0 van het FAVV.

Er moest een nieuwe communicatiestrategie worden ingevoerd, maar niet alleen dat. Het dagelijks opvolgen van de pers heeft ook veel energie gevraagd.
Het aantal productterugroepingen en waarschuwingen bleef dit jaar hoog. 2019 was vergelijkbaar met 2018 wat betreft het aantal productterugroepingen en waarschuwingen met betrekking tot allergenen: In 2019 vonden er 160 productterugroepingen plaats in vergelijking met 171 in 2018.

Bovendien werd de website in het Engels op 1 oktober 2019 opengesteld voor het internationale publiek. De website die aan de Brexit is gewijd, werd aangepast op basis van de laatste ontwikkelingen.

De audit van onze organisatie en de audit van de controleprocessen in de vleessector werden in de zomer van 2018 door de FIA uitgevoerd. Deze audits hebben geresulteerd in 107 aanbevelingen om onze organisatie en processen te kunnen beoordelen en deze in voorkomend geval te verbeteren of te optimaliseren. We hebben deze 107 aanbevelingen omgezet in 13 projecten, verdeeld over de verschillende DG's en diensten van het FAVV. Hierbij enkele van de realisaties van 2019:

we hebben bijzonder veel vooruitgang geboekt in de opvolging van de aanbevelingen betreffende het beleid inzake fraude in de voedselketen;
om de samenwerking binnen het Directiecomité te verbeteren en de horizontale processen op collegiale wijze te beheren, werd een strategische cel opgericht. Deze cel zal verantwoordelijk zijn voor de horizontale processen, het beheer van de processen op het niveau van het Agentschap en de ontwikkeling van een coherent ontwerp van de “business”.;

het Raadgevend Comité heeft met zijn eigen werkgroep een reeks voorstellen ter verbetering afgewerkt;
de Crisiscel heeft een nieuw crisishandboek uitgewerkt;
DG Controle werkt aan de herziening van het systeem van de checklists, alsook aan het beleid inzake de BMO’s;
het KB Autocontrole werd gepubliceerd en bevat bepalingen betreffende de implementatie van de autocontrolesystemen en de geloofwaardigheid van de OCI’s;
er werd rekening gehouden met de aanbevelingen van de audit in het kader van de voorbereiding van het opleidingsplan 2020;
een IT-strategie en IT-beleid werden op punt gesteld om te komen tot een data-driven organisatie. De re-engineering van BOOD staat in de startblokken en zal leiden tot het uniformiseren van de beschrijving van gegevens.

Interne audit

Vanuit een methodische benadering evalueert de interne audit de werking van het FAVV op onafhankelijke wijze en biedt het management een garantie op een efficiënte beheersing van haar activiteiten. Een andere belangrijke doelstelling bestaat erin, zowel op organisatorisch als op technisch vlak, verbeterpunten bloot te leggen.

De uitvoering van interne audits is een eis van zowel de Europese Unie (verordening (EG) nr. 625/2017) als de nationale overheid (koninklijk besluit van 4 mei 2016 tot oprichting van de federale interne auditdienst). Dit is ook een strikt noodzakelijke stap voor de validatie (certificering of accreditatie) van de bij het FAVV ingestelde kwaliteitsmanagementsystemen (ISO 9001, ISO 17020, ISO 17025 en ISO 17043).

Het jaarlijks programma voor de interne audit binnen het FAVV wordt opgesteld vanuit een meerjarenplanning. Hierin worden de verschillende te auditeren domeinen opgelijst. In deze planning wordt onder meer rekening gehouden met:

de 5-jaren cyclus (2017-2021) van het audituniversum zoals bepaald in de Europese regelgeving (DG Sante);
de uitvoering van twee centrale opvolgingsaudits;
second party audits bij organisaties waaraan taken en bevoegdheden werden toegewezen die vallen onder de bevoegdheid van het FAVV.

Daarnaast worden interne audits ook geprogrammeerd volgens een risicoanalyse die berust op 2 pijlers:

een audituniversum van de processen actief in het FAVV (87 items);
een sectorieel audituniversum op basis van de verordening 625/2017 en het businessplan van het FAVV (30 items).

De onderwerpen voor de definitieve jaarplanning worden vervolgens afgeleid uit een vooruitschrijdende, risico gebaseerde meerjarenplanning om ervoor te zorgen dat alle domeinen tijdig en met de juiste prioriteit worden geauditeerd.

In 2019 werden in totaal 12 interne audits uitgevoerd door de cel interne audit. De resultaten van deze audits zijn beschikbaar in het jaarverslag op onze website.

Auditcomité

Het Auditcomité van het FAVV heeft als opdracht toe te zien op de werking van de interne auditactiviteiten. Het Auditcomité bestaat uit 5 leden waarvan 4 externe (2 vertegenwoordigers van het Raadgevend Comité, 1 vertegenwoordiger van de voogdijminister en 1 consultant gespecialiseerd in audit en kwaliteitssystemen die dit comité voorzit, en een vertegenwoordiger van het Directiecomité van het FAVV).

Het jaarprogramma en de jaarverslagen van de audits worden zowel aan het Auditcomité als aan het management voorgelegd.

Sinds 2010 houdt een gemeenschappelijk Federaal Auditcomité (ACFO) voor alle federale diensten ook toezicht op de activiteiten van de interne audit. Het gaat om een onafhankelijk raadgevend orgaan in dienst van de federale regering dat bijdraagt tot het goed beheer van de federale overheidsdiensten en erop toeziet dat de federale overheidsdiensten het geld van de bijdrageplichtigen goed besteden.

Federale interne auditdienst (FIA)

Vanaf 1 januari 2018 vallen de interne auditactiviteiten van de federale overheidsdiensten onder de bevoegdheid van de Federale interne auditdienst (KB van 4 mei 2016). Echter werd omwille van de complexiteit van het audituniversum van het FAVV en haar externe certificering (ISO 9001) en accreditatie (ISO 17020 en ISO 17025) overeengekomen dat bepaalde processen door de interne dienst van het FAVV intern blijven geauditeerd worden. Het toepassingsgebied, de informatie-uitwisseling, de financiering en andere samenwerkingsmodaliteiten zullen beschreven worden in een protocolakkoord.