Rapport d'activités 2018 de l'AFSCA - Qualité, sécurité, environnement et contrôle interne

Processus de l'AFSCA Structure et organisation Valeurs de l'Agence Audits externes Comité consultatif Comité scientifique Prévention et gestion de crises Qualité, sécurité, environnement et contrôle interne Simplification administrative RGPD (Règlement général sur la protection des données)

Qualité, sécurité, environnement et contrôle interne

Version imprimable |

Dernière mise à jour le 07.10.2019

Qualité, sécurité, environnement

En 2018, malgré de fortes turbulences causées par des incidents à répétition dans la chaîne alimentaire et en dépit des contraintes liées aux restrictions budgétaires, l’AFSCA s’est efforcée de remplir sa mission tout en continuant à développer ses pratiques et à renforcer son système intégré de gestion en qualité, sécurité, environnement et contrôle interne. Les activités réalisées visaient à maintenir l’acquis et à développer de nouveaux outils, en particulier pour la mise en œuvre de l’approche processus et de la gestion des risques.

L’implémentation de l’approche processus a consisté notamment à établir une méthodologie standardisée de modélisation des processus. Celle-ci a été appliquée en fin d’année, lors d’un workshop pilote organisé par la DG des Services Généraux.

De même, des efforts concrets ont été fournis en 2018 pour la mise à disposition de la méthodologie de gestion des risques de l’Agence, s’inspirant des consignes de l’INTOSAI (standard du contrôle interne) et de la norme ISO 31000 « Management du risque – Principes et lignes directrices ».

En réponse à une demande du Service Fédéral d’Audit Interne (FAI), une analyse des risques stratégiques pour l’AFSCA a été réalisée conjointement par le FAI, accompagné de KPMG, et par le Comité de Direction d’avril à juin 2018. Les résultats ainsi que certains aspects de la méthodologie appliquée seront intégrés à la gestion des risques de l’Agence.

L’année 2018 a été plus qu’une année mouvementée pour l’AFSCA, divers incidents se sont produits dans la chaîne alimentaire et l’AFSCA a, bien malgré elle, été mise sous le feu des projecteurs à plusieurs reprises.

L’un de ces incidents (Veviba) a donné lieu, après concertation à la commission de la Chambre et à la demande du Ministre de tutelle, à la réalisation par le FAI de deux audits, réalisés en collaboration avec des consultants :
        - un audit relatif à la gouvernance de l’AFSCA et
        - un audit des processus de contrôle dans le secteur de la viande.
Le résultat de ces audits est développé dans la partie consacrée aux audits externes.

Une suite a aussi été donnée en 2018 à l’incident fipronil de 2017.

Pour mémoire, en juillet 2017, un incident s’était déclaré dans la chaîne alimentaire suite à une contamination d’œufs à grande échelle par le Fipronil, substance non autorisée dans les aliments. Le problème s’était rapidement propagé à d’autres pays (45 pays au total avaient été touchés) et avait causé, outre les effets des contaminations détectées, d’importants dommages économiques. L’AFSCA, en étroite concertation avec son Ministre de Tutelle, avait mis en place, dès l’apparition du problème, toutes les mesures correctives et préventives nécessaires et avait apporté sa contribution à la résolution du problème en Belgique et à l’échelle internationale.

Une analyse approfondie de cet incident a été réalisée début 2018, par des représentants des différentes administrations de l’AFSCA, afin d’identifier des possibilités d’amélioration réparties en sept thèmes :
        - organisation de crise générale et prémisses de l’incident,
        - communication durant l’incident,
        - collaboration avec des tiers,
        - laboratoires,
        - traçabilité,
        - autres aspects opérationnels,
        - pré-trajet.
Pour réaliser ces améliorations, un plan d’action détaillé a été élaboré et validé par le Comité de Direction début juin 2018. Il a ensuite été présenté au Comité Consultatif le 26 juin 2018.

Dans le cadre de la gestion de l’environnement et de la sécurité, deux firmes spécialisées ont réalisé en 2018, pour le compte de l’AFSCA, des analyses relatives aux exigences légales liées aux permis environnementaux et à la prévention des risques d’explosion dans les laboratoires afin de garantir la sécurité et le respect de la législation.

Comme en 2017, des formations à la gestion des processus, des risques et de la qualité ont été organisées en interne à l’intention des membres du management et du réseau qualité principalement. Des sessions supplémentaires sont encore planifiées pour 2019.

Par ailleurs, des modifications importantes de la réglementation et de la législation sont en cours d’apparition ou d’implémentation. Celles-ci concernent tant la sécurité alimentaire que d’autres domaines organisationnels et apportent une charge de travail significative pour les experts de l’AFSCA. A titre d’exemple, l’implémentation des exigences du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (GDPR), en application à partir du 25 mai 2018, sous la conduite du Data Protection Officer désigné par l’Agence et des trajets d’implémentation des nouvelles exigences légales promulguées aux niveaux européen et national (Official Control Regulation, Plant Health Law, etc.).

De manière encore plus intense que les années précédentes, vu les circonstances difficiles, la gestion de la problématique des réductions budgétaires et de personnel a focalisé en 2018 les efforts dans toutes les administrations où l’augmentation de l’efficacité a été recherchée systématiquement. Des mesures récurrentes de surveillance et de planification ont à nouveau été prises pour chercher à maîtriser au maximum les impacts de ces restrictions sur le fonctionnement des processus clés afin de maintenir le niveau de sécurité de la chaîne alimentaire.

Dans ce contexte, on peut citer, parmi les divers projets d’optimisation ou de rationalisation de l’utilisation des ressources :

Nouvelle structure dans la DG Controle pour les contrôles spécialisés :
L’implémentation des pools ‘deuxième ligne’ et ‘e-commerce’ au sein des Unités thématiques de contrôle (UTC), comme une nouvelle partie de la Direction régionale au sein de la DG Contrôle.
- La cellule ‘deuxième ligne’ est responsable d’une analyse approfondie des étiquettes ou des fiches techniques des denrées alimentaires, additifs, compléments alimentaires, pesticides et aliments pour animaux afin de contrôler la conformité et ainsi permettre aux contrôleurs/inspecteurs de prendre les mesures appropriées.
- La cellule ‘e-commerce’ réalisera le contrôle de la distribution via internet de produits et services qui relèvent des compétences de l’AFSCA.
Optimisation de la collaboration avec le Parquet :
La réalisation d’une formalisation des contacts et de la collaboration avec le Parquet grâce à l’implémentation de la procédure « Communication avec le Parquet ». Cela doit aboutir à des accords plus clairs entre l’Unité Nationale d'Enquête (UNE) et le Parquet afin de permettre la transmission et le suivi corrects des dossiers critiques.
Projets de réduction des dépenses et d’optimisation dans la DG Laboratoires :
Réduction des dépenses liées aux LNR sans compromettre les tâches clés, mise en route d’un outil de planification de capacité (BINOCS), démarrage de la migration du LIMS vers une nouvelle version plus performante, économies sur les réactifs et solvants, préparation de la transition vers la nouvelle version de la norme ISO 17025 incluant une simplification de certaines procédures. Les activités liées au ‘core business’ restent prioritaires et ne peuvent pas être affectées par ces projets.
Redesign dans la DG Services généraux :
En 2018, la DG Services Généraux a débuté un trajet de Redesign. L’objectif est d’évoluer d’un soutien de base de la part de la DG SG vers un soutien plus étendu pour viser à plus long terme un rôle de partenaire stratégique au sein de l’Agence.
Ce travail de Redesign a donné lieu à 7 chantiers concrets, dont certains sont déjà en place :
- Stratégie et gouvernance DG SG
- Catalogue des produits et services
- Contactcenter Service management pour les directions de soutien
- Dé-/centralisation des activités
- Travail orienté processus
- Pool secrétariat
- Cellule de soutien stratégique.
Projet d’optimisation des processus dans la DG Politique de Contrôle :
Projet d’optimisation du timing de la programmation des contrôles en collaboration avec les DG Laboratoires et Contrôle.
Formulaire de plainte en ligne :
En octobre 2018, un nouveau formulaire de plainte en ligne a été mis à disposition des consommateurs et des opérateurs. Ce formulaire leur permet d’introduire une plainte auprès de l’AFSCA au moyen d’un formulaire dont ils peuvent faire pré-remplir certains champs en se connectant avec leur carte d’identité électronique. Une fois le formulaire envoyé, un accusé de réception est généré automatiquement et peut être téléchargé par le plaignant. La plainte est réceptionnée dans une application de ticketting (Arcam), qui remplace les différents registres de plaintes qui existaient jusqu’alors sous Excel ou Access, et est automatiquement orientée vers le service compétent en fonction du sujet.
Communication externe :
Nous avons décidé de supprimer la réalisation et l’envoi du Bulletin des consommateurs. A la place, nous rédigerons des articles et les publierons sur nos réseaux sociaux et website. Cette solution est plus rapide, plus up to date et moins chère. En effet, ce bulletin prenait trop de temps à chacune des étapes. Vu qu’il sortait tous les quatre mois, il y avait toujours aussi le problème de son actualisation. Ensuite, cela représente une économie car beaucoup de versions étaient imprimées en couleurs et envoyées par la poste. Nous avons toutefois laissé la possibilité aux gens qui voudraient toujours recevoir nos infos par la poste de nous contacter afin de ne pas exclure les personnes sans internet.
Nouveaux outils ICT :
Il y a également eu des initiatives d’amélioration d’outils ICT, lancées ou finalisées en 2018, comme, par exemple :
- La mise en production d’une nouvelle application afin de moderniser la déclaration pour les contributions mais aussi de permettre aux opérateurs de vérifier eux-mêmes leurs activités et d’y apporter des adaptations éventuelles.
- Le démarrage du re-engineering de BOOD, la banque de données des opérateurs de la chaîne alimentaire.
- L’instauration d’un nouveau système pour l'archivage des e-mails.

Audit interne

En se basant sur une approche méthodique, l'audit interne évalue de manière indépendante le fonctionnement de l'AFSCA et offre au management une garantie quant à la gestion efficace de ses activités. Un autre objectif important consiste à présenter des possibilités d’amélioration, aussi bien au niveau organisationnel que technique.

La réalisation d'audits internes est une exigence requise à la fois par l'Union européenne (règlement (CE) n°882/2004) et par l'autorité nationale (arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne). C'est également une étape strictement nécessaire pour la validation (certification ou accréditation) des systèmes de management de la qualité, mis en place par l'AFSCA (ISO 9001, ISO 17020, ISO 17025 et ISO 17043).

Le programme annuel d’audit interne de l'AFSCA est établi à partir d’un planning pluriannuel reprenant les différents domaines à auditer. Celui-ci prend notamment en considération :

le cycle de 5 ans (2017-2021) de l’univers d'audit tel que défini dans la réglementation européenne (DG Santé) ;
la réalisation de deux audits centraux de suivi ;
la réalisation d'audits « second party » auprès d'organisations à qui des tâches et compétences de l’AFSCA sont attribuées.

En outre, les audits internes sont également programmés selon une analyse des risques reposant sur 2 piliers :

un univers d'audit des processus actifs au sein de l'AFSCA (87 éléments) ;
un univers d'audit sectoriel sur base du règlement 882/2004 et du business plan de l'AFSCA (30 éléments).

Les sujets du planning annuel définitif sont ensuite sélectionnés à partir d’un planning glissant pluriannuel, basé sur les risques, afin de s’assurer que tous les domaines soient audités dans les temps et avec la priorité appropriée.

En 2018, 14 audits internes ont été réalisés par la cellule d'audit interne. Il existe 165 "lignes d'activité" dans le champ d'application de BELAC pour la DG Laboratoires. En 2018, 33 de ces lignes ont été auditées en interne par le personnel de la DG Laboratoires. Les résultats des audits sont disponibles dans le rapport annuel publié sur notre site internet.

Comité d’audit

Le Comité d’audit de l'AFSCA a pour mission de veiller au fonctionnement des activités d'audit interne. Le Comité d’audit se compose de 5 membres dont 4 externes à l’AFSCA (2 représentants du Comité consultatif, 1 représentant du ministre de tutelle et 1 consultant spécialisé en audit et systèmes qualité qui préside ce comité, ainsi qu’un représentant du Comité de direction de l’Agence).

Le programme annuel et les rapports annuels des audits sont soumis aussi bien au Comité d’audit qu'au management.

Depuis 2010, un Comité d’audit fédéral (CAAF), commun à tous les services fédéraux, surveille également les activités d'audit interne. Il s'agit d'un organe consultatif indépendant au service du gouvernement fédéral, qui contribue à la bonne gestion des services publics fédéraux et veille à ce que ceux-ci utilisent à bon escient l'argent des contribuables.

Service fédéral d'audit interne (FAI)

A partir du 1er janvier 2018, les activités d'audit interne des services publics fédéraux relèvent de la compétence du Service fédéral d'audit interne (arrêté royal du 4 mai 2016). Toutefois, en raison de la complexité de l'univers d'audit de l'AFSCA, de sa certification externe (ISO 9001) et de son accréditation (ISO 17020 et ISO 17025), il a été convenu que certains processus continueraient à être audités en interne par le service interne de l'AFSCA. La portée, l'échange d'informations, le financement et les autres modalités de coopération sont décrits dans un protocole d'accord.