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AFSCA - RAPPORT D'ACTIVITÉS 2019 Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire |
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Qualité, sécurité, environnement et contrôle interne Version imprimable |  Dernière mise à jour le
06.05.2020
Qualité, sécurité, environnement Si l’année 2019 a apporté son lot de défis, cela n’a pas empêché l’AFSCA de garantir son « core business » et de poursuivre la réalisation des contrôles nécessaires tout en œuvrant à la prévention d’éventuels incidents futurs et en maintenant le système intégré de gestion en qualité, sécurité, environnement et contrôle interne. Le contexte externe a fortement influencé le fonctionnement de l’Agence et de ses différentes entités, notamment au travers des évènements suivants :
Pour faire face à certains nouveaux besoins prioritaires, l’AFSCA a pu mobiliser, en 2019, des moyens et du personnel supplémentaires, et a également obtenu l’autorisation de poursuivre sur cette voie en 2020. Approche processus Malgré la limitation des ressources disponibles, des efforts pour soutenir l’implémentation de l’approche processus ont été poursuivis en 2019 :
Il est possible d’évaluer globalement les processus clés de l’AFSCA et de conclure que l’ensemble des macro-processus de l’AFSCA présente des caractéristiques leur permettant d’atteindre dans une mesure raisonnable les objectifs généraux de l’Agence et du contrôle interne. En particulier, il a été vérifié que l’ensemble des macro-processus a été pris en compte dans les analyses de risques réalisées au niveau global de l’Agence, à l’exception d’un processus identifié plus tardivement et qui sera analysé dans le cadre d’un audit interne en 2020. Les résultats de ces analyses et les mesures de maîtrise associées sont repris dans la banque de données des objectifs stratégiques et opérationnels (STROPS) et dans le registre des risques de l’AFSCA. Afin d'améliorer la collaboration au sein du Comité de Direction et de gérer les processus horizontaux de façon collégiale, un projet de mise en place d’une cellule stratégique auprès des services de l’Administrateur délégué a été lancé en 2019. Cette cellule se chargera des processus horizontaux, de la gestion des processus à l’échelle de l’Agence et de l’élaboration d'une architecture cohérente du « business ». Le mandat de cette cellule a été validé au Comité de Direction du 7/10/2019. Gestion des risques La collaboration avec le FAI (service Fédéral d’Audit Interne), en vue de promouvoir la gestion des risques, s’est poursuivie en 2019 à l’occasion des réunions de concertation du FAI avec les Risk Officers des entités fédérales et dans le cadre de l’organisation des audits internes. L’analyse des risques stratégiques réalisée en collaboration avec le FAI en 2018 a été intégrée au registre des risques de l’AFSCA et mise à jour en décembre 2019. Un benchmarking des résultats de cette analyse avec ceux globalisés pour l’ensemble des entités fédérales a été présenté au Comité de Direction. Des exigences différentes pour la gestion des risques apparaissent dans les cadres légaux et normatifs appliqués par l’AFSCA et la recherche d’une méthodologie efficace et unifiée a été discutée à plusieurs reprises avec le management de l’Agence. Cette réflexion sera poursuivie en 2020. Une délégation importante de l’AFSCA a suivi les deux demi-journées de formation relatives aux risques de fraude, organisées par le FAI en juillet/août 2019. Un groupe représentatif du management de l’AFSCA a répondu à l’enquête, réalisée en 2019 par le FAI auprès des entités fédérales, sur la sensibilisation à la fraude et l’état de la situation dans le domaine de la prévention et de la lutte anti-fraude. Les résultats globaux de cette enquête ont été communiqués et commentés par le FAI, le 10/12/2019, lors de la réunion commune des réseaux fédéraux consacrés à la gestion du contrôle interne et de l’intégrité. Une des constatations ressortant de cette enquête est que « l’AFSCA et le SPF Finances disposent traditionnellement de contrôles internes rigoureux de la part des inspecteurs pour prévenir la fraude ». Dans le cadre de son engagement envers la qualité, l’AFSCA prend en compte les besoins de ses stakeholders et cherche à répondre à ceux-ci de manière spécifique. Pour illustrer cette approche, quelques projets réalisés en 2019 par les différentes entités de l’Agence sont évoqués ci-dessous. DG Politique de Contrôle Notre société évolue toujours plus vite. A titre d’exemple, le « citoyen » peut se présenter, dans certains cas, en tant que nouvel opérateur. La DG Politique de Contrôle a organisé une table ronde pour les écoles et les associations caritatives, et les propositions approuvées au Comité de Direction ont été soumises au Ministre. La peste porcine africaine a eu un impact important sur les exportations. Nous avons investi beaucoup de travail en vue de la levée des embargos. Notre symposium annuel du Comité scientifique portait cette année sur « le changement des habitudes de consommation et l’impact sur la sécurité alimentaire ». Nos experts ont beaucoup travaillé dans le cadre des différentes nouvelles réglementations, de l’Official Control Regulation, du Plant Health Law et de l’Animal Health Law, 2020 s’annonce aussi comme une période très intensive. La mise en œuvre de ces réglementations sera accompagnée d'une évaluation et d'une révision de la politique, complétée par de nouvelles réglementations nationales, en collaboration avec nos collègues des SPF. Cette évaluation sera également l'occasion de développer une vision d'avenir pour l'ensemble de notre politique en matière de santé animale, y compris les zoonoses et la lutte contre la résistance aux antibiotiques (AMR). Le nouveau règlement relatif à la santé des végétaux a également demandé d’importants efforts. Le Conseil des Ministres a approuvé notre demande de recrutement de 46 ETP supplémentaires le 13 décembre 2019. Grâce à ces ressources supplémentaires, nous devrions pouvoir organiser une surveillance approfondie. Afin de maintenir le statut "exempt de Xylella" après la détection d’une contamination en 2018, un programme de surveillance a dû être mis en place et appliqué en 2019 en étroite collaboration entre les services internes et externes. DG Contrôle En 2019, plus de 100 ETP supplémentaires ont été recrutés et formés au sein de la DG Contrôle, aussi bien pour les services extérieurs (Unités Locales de Contrôle - ULC) que pour l'administration centrale, ce dans le cadre de différents projets :
Les efforts de recrutement et de formation des ETP supplémentaires encore manquants seront poursuivis cette année (2020) afin de nous préparer au mieux aux nombreux changements qui nous attendent. Sur base des résultats des deux audits réalisés par le FAI en 2018 à la demande du Ministre (audit organisationnel et audit des processus de contrôle au sein du secteur des viandes), notre méthodologie de contrôle a fait l’objet d’une révision en 2019. Cette dernière sera mise en œuvre étape par étape au cours des prochaines années. DG Laboratoires La DG Laboratoires démontre un haut niveau de qualité puisque le fonctionnement de nos laboratoires est accrédité par BELAC, selon la norme ISO 17025. Pour le reste, un certain nombre d'initiatives mises en œuvre ou encore en cours peuvent être soulignées :
DG Services généraux En 2019, nous avons pu renforcer sensiblement nos effectifs grâce à des ressources supplémentaires dans le cadre du Brexit et de la peste porcine africaine. En 2020 aussi, nous pourrons accueillir beaucoup de nouveaux visages car tous les recrutements prévus n'ont pas encore été réalisés. Fin 2019, nous avons en outre obtenu l'autorisation de recruter 46 ETP dans le cadre de la Plant Health Law. Naturellement, il n’est pas possible de gérer ces événements de manière efficace en ne recrutant que le personnel. Ces nouveaux collaborateurs doivent aussi être formés. C’est pourquoi le service Learn & Develop a développé plusieurs projets de formation en collaboration avec la DG Contrôle. Afin de pouvoir accueillir ces collaborateurs supplémentaires, le service Logistique a lancé plusieurs projets de réaménagement dans les sites concernés. En octobre 2019, la DG des Services généraux s’est attaquée à la réorganisation du troisième étage. Les collègues des services généraux auront la possibilité de travailler ensemble sur un même étage tandis que toutes les salles de formation, de réunion et de sélection seront déplacées au rez-de-chaussée. Services ADGB En tant que management, nous avons assuré le suivi de l’enquête de satisfaction réalisée auprès du personnel. Tous les résultats et plans d'action ont été publiés sur l'Intranet. Nous continuerons à y travailler et le Comité de Direction assurera le suivi des initiatives. Les discussions ayant eu lieu lors des infosessions ont également été publiées afin que tout le monde dispose des mêmes informations. Nous assurerons le suivi des actions prévues au même titre que celles prévues pour l'enquête de satisfaction. Le service prévention a élaboré un plan quinquennal détaillant la politique en matière de prévention et de bien-être au travail. Ce plan a été ventilé en différents objectifs (plan global de prévention) et en plans d'action annuels. Quelques exemples des actions déjà réalisées : les analyses de postes de travail réalisées dans les Postes de contrôle frontaliers, les analyses de risque réalisées dans les cinq laboratoires AFSCA concernant les dangers d’explosion, le lancement de la vaccination contre la rage, les différentes interventions psychosociales et analyses des risques, … Cette politique a finalement été validée par le management en avril 2019. Dans les années à venir, l’AFSCA, son management et son service prévention continueront à investir dans la prévention et le bien-être de son personnel. Au niveau des systèmes de qualité aussi, nous continuons nos efforts pour le maintien de nos certificats. La Cellule de Crise est l’un des services qui ont été le plus impactés à la suite des différents incidents. En 2019, elle a continué à être sollicitée pour divers problèmes et a également participé à l'évaluation des dossiers relatifs au fipronil. Au niveau du service Communication, de gros efforts ont été déployés afin de professionnaliser et dynamiser la communication de l'Agence. C'est ainsi que via des communications proactives sur le digital et dans les médias, nous avons pu atteindre de belles performances : nos communications ont atteint pas moins de 5.000.000 personnes cumulées grâce à nos campagnes. Cela apporte une visibilité plus que considérable, et ouvre la porte du dialogue entre l’Agence et le grand public. Maintenir une bonne image auprès du grand public en général est un défi prioritaire, en parallèle du développement de bonnes relations avec le monde des médias. Le dialogue via les réseaux sociaux ainsi que la digitalisation de notre communication ont fait et feront partie des objectifs principaux de la communication 2.0 de l’AFSCA. Il a fallu mettre en place la nouvelle stratégie de communication, mais pas seulement. Le suivi journalier de la presse a également réclamé beaucoup d’énergie. Le nombre de rappels de produits et d'avertissements est resté élevé cette année, 2019 étant comparable à 2018 du point de vue du nombre de rappels de produits et d’avertissements relatifs aux allergènes : 160 rappels de produits en 2019 contre 171 en 2018. En outre, le site web en anglais a été ouvert au public international le 1er octobre 2019. Le site web dédié au Brexit a également été actualisé sur base des dernières évolutions. L'audit de notre organisation et l'audit des processus de contrôle dans le secteur de la viande avaient été réalisés par le FAI durant l’été 2018. De ces audits étaient ressorties 107 recommandations devant permettre d’évaluer notre organisation et nos processus et, le cas échéant, de les améliorer ou optimiser. Nous avons transposé ces 107 recommandations en 13 projets, répartis entre les différentes DG et les différents services de l’AFSCA. Voici quelques-unes des réalisations de 2019 :
Audit interne En se basant sur une approche méthodique, l'audit interne évalue de manière indépendante le fonctionnement de l'AFSCA et offre au management une garantie quant à la gestion efficace de ses activités. Un autre objectif important consiste à présenter des possibilités d’amélioration, aussi bien au niveau organisationnel que technique. La réalisation d'audits internes est une exigence requise à la fois par l'Union européenne (règlement (CE) n°625/2017) et par l'autorité nationale (arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne). C'est également une étape strictement nécessaire pour la validation (certification ou accréditation) des systèmes de management de la qualité, mis en place par l'AFSCA (ISO 9001, ISO 17020, ISO 17025 et ISO 17043). Le programme annuel d’audit interne de l'AFSCA est établi à partir d’un planning pluriannuel reprenant les différents domaines à auditer. Celui-ci prend notamment en considération :
En outre, les audits internes sont également programmés selon une analyse des risques reposant sur 2 piliers :
Les sujets du planning annuel définitif sont ensuite sélectionnés à partir d’un planning glissant pluriannuel, basé sur les risques, afin de s’assurer que tous les domaines soient audités dans les temps et avec la priorité appropriée. En 2019, 12 audits internes ont été réalisés par la cellule d'audit interne. Les résultats de ces audits sont disponibles dans le rapport annuel publié sur notre site internet. Comité d’audit Le Comité d’audit de l'AFSCA a pour mission de veiller au fonctionnement des activités d'audit interne. Le Comité d’audit se compose de 5 membres dont 4 externes à l’AFSCA (2 représentants du Comité consultatif, 1 représentant du ministre de tutelle et 1 consultant spécialisé en audit et systèmes qualité qui préside ce comité, ainsi qu’un représentant du Comité de direction de l’Agence). Le programme annuel et les rapports annuels des audits sont soumis aussi bien au Comité d’audit qu'au management. Depuis 2010, un Comité d’audit fédéral (CAAF), commun à tous les services fédéraux, surveille également les activités d'audit interne. Il s'agit d'un organe consultatif indépendant au service du gouvernement fédéral, qui contribue à la bonne gestion des services publics fédéraux et veille à ce que ceux-ci utilisent à bon escient l'argent des contribuables. Service fédéral d'audit interne (FAI) A partir du 1er janvier 2018, les activités d'audit interne des services publics fédéraux relèvent de la compétence du Service fédéral d'audit interne (arrêté royal du 4 mai 2016). Toutefois, en raison de la complexité de l'univers d'audit de l'AFSCA, de sa certification externe (ISO 9001) et de son accréditation (ISO 17020 et ISO 17025), il a été convenu que certains processus continueraient à être audités en interne par le service interne de l'AFSCA. La portée, l'échange d'informations, le financement et les autres modalités de coopération seront décrits dans un protocole d'accord. |
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